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Cinco Razones para Aprender la Administración de Proyecto

Es increíble como todos los días estamos rodeados de pequeños y grandes proyectos efectuados por otras personas y por nosotros mismos. Recordemos un poco cuando éramos pequeños, muchos observamos con detalle lo que hacían nuestros padres para organizar fiesta de cumpleaños, los cuales tendían a desarrollar pasos ordenados; bueno según ellos, para que nuestra celebración fuera un éxito rotundo. Claro observábamos que se planifican 1 a 2 meses o en algunos casos unos días antes para lograr concretar dicho proyecto. En su sentido común generaban la estructura básica de un proyecto, definiendo: 1) el alcance; 2) los costos; 3) el Tiempo; y 4) La calidad del Proyecto.

Bueno alguien preguntará o debatirá sobre: ¿que rayos hago analizando un proceso tan simple para generar una fiesta de cumpleaños? Esto es fácil explicarlo. Basémonos en el método desarrollado de Lean Manufacturing de Toyota:

 “No dejemos nada por sentado, hay que mejorar cada vez más nuestra forma de hacer las cosas” 

y bueno además nos tocara planear 18 fiestas de cumpleaños para este niño. Pero otro podría decir que este se convertirá en una operación de la familia (organización) para hacer sentir bien a su miembro familiar. Y no faltará la persona que dirá:

“Para que complicarse, seamos prácticos, ingeniero. Solo compremos un par de pizzas, pastel y listo”

Sin embargo, aunque este en el POA familiar para desarrollarlo, ningún cumpleañero quiere celebrar con el mismo traje y piñata de Ironman todos los años, no se volvería un resultado único, aunque sepamos cómo planificar la fiesta de dicho infante, ellos esperan que cada fiesta sea algo diferentes y memorable.

El Instituto de administración de Proyecto, PMI en sus siglas en inglés, conceptualiza que los proyectos son esfuerzos temporales para crear un producto, servicio o resultado único. Así mismo, la administración del Proyecto es la recopilación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para proyectar las actividades de conocer los requerimientos del proyecto, así mismo lograr que el alcance se cumpla, puesto que es con la expectativa del cliente con la que estamos jugando; en otras palabras, hay que preguntarle a su dulce sobrina o hija (dependiendo de lo que tengan), si esta vez se vestirá de Sofía la princesa, Elsa o Ana de Frozen. Definido esto, se puede delimitar que otras cosas se necesitan para definir la estructura básica ó constantes de administración de la fiesta temática de nuestro ser querido así como lo indica la 6ta edición del PMBOK (2017).

Es muy importante luego de conocer los requerimientos del interesado saber controlar los cambios, sabiendo entregar los productos en el tiempo correcto para desarrollar las múltiples actividades que implica la celebración de nuestro ser querido y resolviendo los múltiples problemas que pueden ocurrir en el camino; Claro hay que estar preparados por si pasa algo con sus pizzas de camino a la fiesta, sino tocara ir a buscar cuatro bandejas de súper arroz chino familiar para darle de comer a los invitados. Pero recuerde que cada vez que hagamos cambios en el último momento nuestra calidad va ir bajando y los costos van a ir subiendo.

Cabe aclarar, la administración de los proyectos debe ser consideradas una estrategia competitiva de toda organización para lograr incrementar sus metas, lograr ser más competitiva y logar responder a los impactos de los cambios ambiente del mercado que pueda tener dicha organización.

Recuerden que como Administradores del proyecto todo este rol se puede cumplir con una buena educación en Project Management para no solo generar una fiesta de cumpleaños, sino otros tipos de proyectos de mayor envergadura como una boda, un nuevo set de fotografía, un edificio, un producto tecnológico, la venta de un producto farmacológico, un cambio organizacional dentro de la empresa o todo aquello que se nos ocurra de la mano con nuestra creatividad.

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